新人ビジネスマンに教えたい、仕事を上手にすすめる方法(スケジュール編)


schedule_jkどうも。
業務が多岐にわたるとタスク管理が疎かになりがちなpiroです。

仕事をすすめる上で1日のスケジュールは
どのようにたてているでしょうか。

毎日のスケジュールを考える上で
ルールを設けて取り組むことをオススメしたいです。

仕事の段取りについて先輩に教えてもらったルールをご紹介するので、
新社会人の参考になれば幸いです。

1*スケジュールを可視化する
日別、週間、月間を全て頭の中に入れる
時間をコマ割として捉え工数をイメージする

2*第三者には午前中に依頼TEL&依頼メール
対象抽出、抜け漏れないか
何時までに回答が得られるか必ず確認

3*依頼された仕事
納期を回答したか?(◯日の◯時まで完了、または報告)
明日以降納期の場合少し手を付けるか内容を確認して見通しをたてておく

4*不明点がある仕事
午前中に確認TEL&メール

5*段取りを沢山踏まないといけない仕事
少し手を付けるか、内容を確認して見通しをたてておく
段取りを分る範囲で先に書いておく

6*タスク一覧を何度も読み込む
全てのタスクが一覧になっていること(どんどん書き足す)
ジャンルに分ける
優先順位に分ける

7*ホウレンソウ
面倒なことですが、
最低1回以上は先輩、上司にきちんとホウレンソウして、
能動的に自分と関わりをもつ人へアピールすべきだと思います。

特に新人は何かしら懸念点を持たれている事が多く、先輩の心配事は尽きません。出来る限りクリアにするよう努力すべきです。

ホウレンソウのルール・流れ
1.全てのスケジュール、納期設定は明確か
2.質問が事前に想定されるものは答えを用意しているか
3.相手が知りたいことは全て準備済か
4.総論から、各論を伝える
5.大きな話と小さな話を切り分ける
6.報告するときの順番 相手が知りたいこと⇒自分の言いたいこと

不都合なことほど誤魔化したり、後回ししてしまいがちです。
悪いことほど早めに報告し、チーム全体で最速最善を尽くして対応するよう努めるべきです。

一般的に上司やチームメイトは味方になってくれるはずなので、
嘘はつかず真摯に取り組めば失敗しないために力を貸してくれるはずです。

ざっくり紹介しましたが、細かい部分はまた後日ご紹介します。